Organisasi File Otomatis

Biarkan Cowork menyortir, mengganti nama, dan mengorganisasi folder Downloads Anda yang berantakan secara otomatis. Tidak perlu penyortiran manual lagi. AI mengklasifikasikan ratusan file dalam hitungan detik.

Apakah folder Downloads Anda sudah menjadi tempat pembuangan digital? PDF, screenshot, arsip, dan file sementara berantakan, dan Anda butuh waktu bermenit-menit untuk menemukan satu file? Cowork dapat menyortir ratusan file secara cerdas dalam hitungan detik. Pekerjaan yang secara manual akan memakan waktu berjam-jam.

Berbeda dengan alat sederhana yang menyortir berdasarkan tipe file, Cowork dapat memahami konten dan konteks file. Ia dapat mengidentifikasi tipe dokumen seperti faktur, kontrak, notulensi rapat, dan mengklasifikasikannya secara cerdas berdasarkan kontennya.

speed Perbandingan Efisiensi

person

Organisasi Manual

close Lebih dari 3 jam untuk 500 file
close File terlewat dan kesalahan klasifikasi
close Kelelahan dari pekerjaan berulang
close Sulit mempertahankan konvensi penamaan yang konsisten

smart_toy

Organisasi Cowork

check 500 file hanya dalam 20 menit
check Klasifikasi cerdas berbasis konten
check Fokus pada hal yang penting
check Kepatuhan ketat terhadap konvensi penamaan

Tugas Organisasi Dasar

Contoh tugas organisasi file yang umum digunakan. Salin prompt ini dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Sortir berdasarkan Tipe

"Organisasi folder Downloads saya. Buat subfolder berikut: Dokumen, Gambar, Video, Audio, Arsip, File Instalasi, Lainnya. Pindahkan setiap file ke folder yang sesuai."

Organisasi berdasarkan Tanggal

"Organisasi semua gambar di folder Foto saya berdasarkan tahun dan bulan. Buat struktur subfolder seperti 2024/01, 2024/02 dan pindahkan file berdasarkan tanggal pengambilan (data EXIF) atau tanggal modifikasi."

Organisasi berdasarkan Proyek

"Telusuri semua file di folder Kerja saya. Identifikasi proyek yang berbeda (nama klien, nomor proyek, dll.) dari nama file dan konten. Buat folder terpisah untuk setiap proyek dan pindahkan file terkait."

Strategi Organisasi Lanjutan

account_tree

Struktur Klasifikasi Multi-level

Buat struktur folder hierarkis yang pertama dibagi ke kategori utama lalu subkategori.

"Organisasi folder Dokumen saya dengan struktur berikut:
- Kerja/
  - Kontrak/
  - Laporan/
  - Faktur/
- Pribadi/
  - Sertifikat/
  - Asuransi/
  - Pajak/
Klasifikasikan dokumen secara otomatis ke folder yang sesuai berdasarkan kontennya."

content_paste_search

Klasifikasi Cerdas Berbasis Konten

Biarkan Cowork membaca konten dokumen untuk mengklasifikasikan berdasarkan konten aktual, bukan hanya nama file.

"Baca semua PDF dan gambar di folder Kuitansi saya. Klasifikasikan berdasarkan jenis bisnis: Makanan, Transportasi, Perlengkapan Kantor, Langganan Software, Lainnya. Jika tidak dapat mengidentifikasi jenisnya, taruh di folder 'Tidak Terklasifikasi' dan catat."

rule

Pemrosesan dengan Aturan Kondisional

Siapkan aturan kondisional kompleks untuk menangani kasus khusus.

"Organisasi folder Downloads saya, tetapi ikuti aturan ini:
1. Simpan file yang diunduh dalam 7 hari terakhir di tempatnya
2. Pindahkan file lebih besar dari 100 MB ke folder 'File Besar'
3. Pindahkan file .dmg dan .pkg ke 'File Instalasi'
4. Simpan file dengan 'penting' atau 'urgent' di namanya
5. Sortir sisanya berdasarkan tipe"

Konvensi Penamaan File

Konvensi penamaan yang konsisten memudahkan pencarian dan pengelolaan file. Berikut adalah pola penamaan yang umum digunakan:

receipt_long Faktur/Kuitansi

TTTT-BB-HH_NamaBisnis_Jumlah.pdf

Contoh: 2024-03-15_MediaMarkt_129.99.pdf

description Kontrak

Kontrak_NamaKlien_TTTTBBHH_vVersi.pdf

Contoh: Kontrak_PerusahaanABC_20240315_v2.pdf

image Screenshot

Screenshot_NamaApp_TTTTBBHH_JJMM.png

Contoh: Screenshot_Slack_20240315_1423.png

summarize Notulensi Rapat

Notulensi_Topik_TTTT-BB-HH.md

Contoh: Notulensi_PerencanaanQ1_2024-03-15.md

tips_and_updates

Tips

Beritahu Cowork konvensi penamaan yang diinginkan, dan ia akan mematuhinya dengan ketat. Contoh: "Ganti nama semua faktur dengan format TTTT-BB-HH_NamaBisnis_Jumlah, di mana tanggal, nama bisnis, dan jumlah diekstrak dari konten PDF."

Manajemen File Duplikat

File duplikat adalah sumber utama pemborosan penyimpanan. Cowork membantu Anda mengidentifikasi dan mengelola duplikat.

Deteksi Duplikat

"Telusuri folder Foto saya dan temukan semua gambar duplikat (konten sama, mungkin nama berbeda). Buat laporan yang mencantumkan semua grup duplikat dan tampilkan jalur serta ukuran setiap file. Jangan hapus secara otomatis, tunggu konfirmasi saya."

Pembersihan Duplikat

"Temukan file duplikat di folder Downloads saya. Dari setiap grup duplikat, simpan file dengan tanggal modifikasi terbaru dan pindahkan sisanya ke folder 'UntukDihapus' (jangan langsung hapus). Setelah selesai, beritahu saya berapa banyak duplikat yang ditemukan dan berapa banyak ruang penyimpanan yang bisa dihemat."

warning

Catatan Keamanan

Untuk manajemen duplikat, lebih baik minta Cowork membuat laporan terlebih dahulu, tinjau, lalu hapus. Hindari instruksi seperti "hapus semua duplikat secara otomatis" untuk mencegah penghapusan file penting secara tidak sengaja.

Praktik Terbaik

check_circle

Uji dengan skala kecil terlebih dahulu

Saat pertama kali menggunakan, uji instruksi Anda pada folder kecil dan verifikasi hasilnya sesuai ekspektasi sebelum menerapkan dalam skala besar.

check_circle

Backup data penting

Sebelum organisasi skala besar, pastikan Anda memiliki backup. Cowork berjalan di sandbox, tetapi dapat memodifikasi folder yang diizinkan.

check_circle

Gunakan 'pindahkan' daripada 'hapus'

Minta Cowork memindahkan file yang tidak diperlukan ke folder 'UntukDihapus' daripada langsung menghapus. Kosongkan secara manual setelah ditinjau.

check_circle

Sebutkan pengecualian dengan jelas

Jika ada file yang tidak boleh dipindahkan, sebutkan dengan jelas dalam instruksi. Contoh: "Jangan pindahkan file yang mengandung 'simpan' atau 'penting' di namanya."

check_circle

Minta laporan tugas

Minta Cowork membuat laporan setelah selesai yang mencantumkan semua file yang dipindahkan, diganti nama, dan dihapus untuk melacak perubahan.

Pertanyaan Umum

Apakah Cowork akan menghapus file penting secara tidak sengaja? expand_more

Cowork mengikuti instruksi dengan ketat. Untuk keamanan lebih, lebih baik gunakan 'pindahkan ke folder UntukDihapus' daripada menghapus langsung. Untuk tindakan kritis, Cowork meminta konfirmasi.

Bisakah mengorganisasi drive eksternal atau drive jaringan? expand_more

Ya, jika drive terpasang di Mac dan Anda telah memberikan izin akses ke Cowork. Drive eksternal biasanya terpasang di /Volumes/.

Apa yang mempengaruhi kecepatan organisasi? expand_more

Kecepatan tergantung pada jumlah file, apakah konten file perlu dibaca, dan koneksi jaringan (Cowork perlu berkomunikasi dengan API Claude). Penyortiran tipe sederhana cepat; klasifikasi cerdas berbasis konten membutuhkan lebih banyak waktu.

Bisakah saya membatalkan tugas organisasi? expand_more

Cowork tidak memiliki fungsi 'undo', tetapi Anda dapat melihat di log tugas perubahan apa yang dibuat. Praktik terbaik adalah membuat backup sebelum organisasi atau meminta Cowork membuat laporan tugas sehingga Anda dapat memulihkan secara manual jika diperlukan.

rocket_launch

Mulai Organisasi Pertama Anda

Buka Claude Desktop dan beralih ke mode Cowork. Berikan akses ke folder Downloads Anda dan coba instruksi ini: "Organisasi folder Downloads saya ke subfolder berdasarkan tipe file." Rasakan betapa cepatnya AI menyelesaikan tugas ini!